Mandantendaten schützen, digitale Kommunikation absichern
Steuerberater verarbeiten hochsensible Finanzdaten und unterliegen sowohl der Verschwiegenheitspflicht als auch der DSGVO. Die digitale Transformation stellt neue Herausforderungen an den Datenschutz.
E-Mails mit Steuererklärungen, Bilanzen, Gehaltsabrechnungen ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Risiko: 15.000-30.000€ Bußgeld + berufsrechtliche FolgenDATEV ohne AVV, Dropbox/Google Drive für Mandantenakten, Server außerhalb der EU.
Risiko: 10.000-25.000€ BußgeldKeine Rollenverwaltung in Kanzleisoftware, fehlende Zwei-Faktor-Authentifizierung, keine Protokollierung.
Risiko: 8.000-20.000€ BußgeldFehlende Datenschutzerklärung, Google Analytics ohne Consent, Kontaktformular ohne SSL.
Risiko: 3.000-12.000€ BußgeldSteuerkanzlei in Hessen (2022)
Mandantendaten auf unverschlüsseltem Cloud-Server, fehlender AVV mit DATEV. Verstoß gegen Art. 28, 32 DSGVO.
Steuerberatungsgesellschaft in Bayern (2023)
E-Mail mit Steuererklärung an falschen Mandanten versendet, keine Verschlüsselung. Verstoß gegen Art. 5, 32 DSGVO.
Steuerkanzlei in NRW (2021)
Website ohne SSL-Verschlüsselung, Google Analytics ohne Consent. Verstoß gegen Art. 32 DSGVO.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für E-Mails (S/MIME, PGP) oder sichere Mandantenportale
DATEV oder Alternative mit Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Server in DE/EU
AVVs mit DATEV, Cloud-Anbietern, IT-Dienstleistern, Aktenvernichtung
Vollständige Information über Datenverarbeitung für Website-Besucher und Mandanten
Dokumentation aller Datenverarbeitungen (Mandatsverwaltung, Buchhaltung, Lohnabrechnung)
Schriftliche Verpflichtung auf Vertraulichkeit, regelmäßige DSGVO-Schulungen
Regelungen für Aufbewahrungsfristen (Beachtung steuerrechtlicher Fristen!) und sichere Löschung
Bestellung eines DSB (intern oder extern) - empfohlen auch für kleinere Kanzleien
Steuerberater müssen Mandantendaten besonders schützen (Verschwiegenheitspflicht + DSGVO). Pflichten: Verschlüsselte Kommunikation, sichere Kanzleisoftware, AVVs mit Dienstleistern (DATEV, Cloud), Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis.
Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4% des Jahresumsatzes. Beispiele: 15.000-30.000€ für unverschlüsselte E-Mails mit Steuerdaten, 20.000€ für fehlende Zugriffskontrolle, 10.000€ für Cloud-Nutzung ohne AVV. Zusätzlich drohen berufsrechtliche Konsequenzen.
Ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten, ist ein DSB Pflicht. Kleinere Kanzleien sollten freiwillig einen DSB bestellen, da sie hochsensible Finanzdaten verarbeiten.
Kanzleisoftware (z.B. DATEV) muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Zugriffsprotokolle, Server in Deutschland/EU, regelmäßige Updates. Mit DATEV und anderen Anbietern muss ein AVV geschlossen werden.
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